Сивата боја е боја што сакате да ја избегнувате

Во управувањето со проекти, назад и бело се ваши пријатели - матно сиво не е. Како проект менаџер, сакате да се занимавате со јасни и проверени информации, а не со претпоставки. Кога се прават претпоставки и не се потврдуваат, се прават грешки, се одложуваат временските рокови, а проектите пропаѓаат.

Претпоставките се опасни нешта за правење, и како и сите опасни нешта што треба да се направат - бомби, на пример или колач со јагоди - ако ја направите и најмалата грешка, можете да се најдете во страшна неволја. Правењето претпоставки едноставно значи да верувате дека работите се на одреден начин со малку или никакви докази кои покажуваат дека сте точни, и можете веднаш да видите како тоа може да доведе до страшни проблеми. На пример, едно утро може да се разбудите и да претпоставите дека вашиот кревет е на истото место каде што секогаш бил, иако нема да имате вистински докази дека тоа е така. Но, кога ќе станете од креветот, можеби ќе откриете дека тој исплива во морето и сега ќе бидете во страшна неволја поради неточната претпоставка што сте ја направиле. Можете да видите дека е подобро да не се прават премногу претпоставки, особено наутро“.

- Лимон Сникет,
Строгата академија

Како Лемони Сникет на Серија на несреќни настани држави, претпоставките се опасни. Ретко засновани на факти, претпоставките се засноваат на лична перспектива - не на реалност. Замислете како ова може да влијае на вашата способност да управувате со тим ако вие - и другите - правите претпоставки во врска со нешто толку интегрално како завршувањето на задачата. 

Методот за успех на проектот користи менаџери на активности за да се осигура дека секоја задача е завршена. За време на сесијата за планирање за кој било проект, важно е да се создаде структура за расчленување на работата - список на сите проектни активности на сè што вашиот тим може да мисли во моментот. Во моментот е важно овде затоа што ретко се случува дури и најдобрите тимови да ја фатат секоја задача што мора да се заврши на самиот почеток на проектот. Активностите нема да бидат по некој посебен редослед, бидејќи сè уште нема да има редослед. Тие, исто така, нема нужно да имаат сопственик или времетраење. Тоа буквално ќе биде само список на активности.

Сепак, овие задачи не можат да останат без сопственици. На секоја задача мора да и се додели сопственик - односно менаџер со активности - едно лице по активност. Менаџерот на активност се согласува да се погрижи работата да биде завршена. Ова е личноста која го гледа менаџерот на проектот и вели: „Тоа е моја задача. Ќе се погрижам тоа да се случи“. Ова не значи дека се согласиле сами да ја вршат физичката работа, само дека се согласуваат да бидат единствената точка на контакт во врска со активноста. Концептот на единствена точка на контакт е многу важен, бидејќи ја намалува конфузијата и додава јасност за тоа кој е сопственик на задачата.

Во работата на проектот, црното и белото се ваши пријатели - сивата е ваш непријател. Сè што е сиво и двосмислено ќе се навикне против вас на судот за управување со проекти. Претпоставките создаваат очекувања изградени на ништо повеќе од она ќе Мислењето е реалност, а не она што навистина is реалноста. Успешното управување со проекти не функционира во сива боја - црното и белото се клучни за вашиот успех. Сè што е сиво и двосмислено ќе се навикне против вас на судот за управување со проекти.